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Mail from Yamato Suga
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須賀です。
あなたは、日々の生活でどんな時間をムダだと感じているでしょうか？
僕はこの質問に即答します。
「電話している時間です！」
仕事上、セミナーの運営を担当していますから、電話をかけることも、かかってくることもあります。
そういった全部を含めて、電話をしている時間はムダです。
たとえ10秒であったとしても。
これは声を大にして言いたい。
電話をする時間はムダ！
例外は命の危険に関わるようなとき。
110番とか119番とか。
これはなぜかと言うと、電話では「伝えようとしている本題」以外の、その周辺にあるどうでもいいことがミックスされるからです。
これをメールやチャットに変えると、「本当に必要なことだけ」がやりとりできるようになります。
いらない枝葉末節が先に剪定されるようになる。
先日、「あるカスタマーサービスに連絡したら、専用の電話番号がなく、チャットだけだった」と憤慨していた知人がいましたが、その相手先の会社の方法がこれから主流になると思います。
個別の案件にひとつひとつ対応するより、似たような案件ならテンプレートで返信できるほうがいいに決まっています。
ホームページにFAQが用意されているのは、ムダな電話対応を減らして人件費を減らすのが大きな目的でしょう。
実際にそれを取り入れているのが、『ChatWork(チャットワーク)』というサービスを提供している会社。
ここは徹底的です。
＜参考リンク http://sankei.jp.msn.com/west/west_economy/news/130414/wec13041412000001-n1.htm ＞
効率的です。
時代の流れと思って受け入れ、慣れていったほうがいいかもしれません。
この『ChatWork(チャットワーク)』、僕もすごく重宝しています。
ChatWorkがもっと浸透したら、メールも無くなると思うほど。
それに対して、多くの人は、こういう思い込みを持っています。
・かかってきた電話は、可能なかぎりすぐに出るものだ
・すぐに電話に出られなかったら、こちらが都合のいいタイミングですみやかにかけ直すべきだ
・メールよりも電話をするほうが「丁寧」で「礼」が伝わる
それってホントにそう？？？
電話って、自分の都合がいいタイミングでかけるものですよね？
ってことは、かかってきた電話でも、タイミングがよくなければ出る必要はないし、かけ直すのもこちらのタイミングでいいはずでしょ？ メールより電話が「丁寧」なんて、誰かに教わったかもしれませんが、根拠は大したもんじゃないでしょ。
それから、僕がなるべく電話対応せずにメールやチャットを使う理由。
それは、
履歴が残るから
です。
あとあとになって、言った言わないのくだらないやりとりを避けるためには、どっちがどう言ったのか（書いたのか）が明確に残っているほうがいいんです。
あなたもぜひ、不必要な電話をメールとチャットに切り替えてみてください。
メールを書く時間を考えたら電話したほうが早い、とか最初は思うでしょうが、慣れればメールのほうが時間は有効的に使えるようになります。 結果的にはそのほうがいい。
試しにやってみてはいかがでしょうか？
ムダな電話がどれだけ多かったのかを気づくことができるかもしれません。
ちなみに「緊急の用件だから電話で」とか言うのは、緊急になる前に事前対応できなかった自分の責任です。
（命に関わる場合は例外ね）
ついでに言うと、仮に食事中だって、右手に箸を持ちながら左手でメールはできるけど、食べながら電話はしないでしょ？
食事を中断して電話してる人がいますけど、頭オカシイですよ。
あったかいのは冷めるし、冷たいのはぬるくなる。
美味しいうちに食べられなくていいのなら、冷たいままのコンビニ弁当でも一緒でしょう。
メールなら、トイレにいるときにだって返信できますし。
もう一度重ねて言っておきます。
電話をする時間はムダ！
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